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飲み会幹事・下準備その1
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たとえば、｢会社の部の営業目標達成の打ち上げ｣や｢大学の同級生が集まる忘年会｣など、まずは飲み会の目的をいま一度考えてみて。
そうすることで時期、規模、内容など、幹事としてやるべきことがハッキリ見えてきて、企画づくりがやりやすくなるんだよ。
これは、幹事さん経験者みんなの、共通の声でした！
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パソコンが使える幹事さんは、エクセルで参加者リストを作る人が多数。
このリストは当日の受付用、会費徴収のチェックシートとしても使えるから、作っておいて損はない！ 名前のほか、TEL、メールアドレスくらいは押さえておいてね。
出席者の会社や部署がバラバラな場合、所属までおさえておくと◎！
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もっとも人気が集中するのは木･金曜夜。逆に穴場は月曜夜。でも、休み明けは参加者への日程の再確認がしづらく、忘れる人が多くなったり、「休み明けから飲むなんて！」と参加者から不満が出たりする恐れも。
複数の候補日を参加者にヒアリングした後、幹事がある程度絞り込んで、短期集中で一気に決めてしまいましょう。
ヒアリングに時間がかかると、最後の人の確認が終わったころには、最初の人の予定が埋まっていた！というガッカリな結果に。
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聞けるなら、個室や座敷、掘りごたつ、テーブルの大きさなど、お店の設備や雰囲気に関わるようなことを参加者にヒアリング。ある程度の人数がまとまる場合には、お店を丸ごと貸し切ってしまうのも手。
友達同士での飲み会なら、｢ゆっくり会話ができそう｣なお店が、会社の飲み会なら｢みんなでわいわいできそう｣な雰囲気のお店を選ぶといいんじゃない？
そして、｢個室があるお店｣はぜひ検討して！ 個室でなくても、｢隣の席との間に仕切り｣があったりすると、周囲を気にせず盛り上がれちゃいます。
女の子同士の飲み会の場合は、冬場はブーツを脱ぐのが面倒っていうコも多いから、｢靴を脱がなくてOK｣のお店がありがたかったりもします。
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友達同士など、出席者みんなが親しい間柄の飲み会なら、幹事は1人でも十分。でもフォーマルな会の場合は、当日、幹事が病気や事故で遅刻や欠席する場合も考慮して、複数の幹事をおくほうが安心。
大勢の幹事で行う場合は、まず顔合わせを。１人幹事が不安ならサポーターのお願いをしておいて。幹事のプレッシャーをみんなで分け合いましょう。男女混合でチームが組めれば意見交換もしやすくなってベスト。
仲良くなりたい彼に｢一緒に幹事やろうよ！｣と誘っちゃうのも手。そうすれば、一緒に企画を考えたり、下見とかこつけていろんなお店に飲みに行っちゃったりもできちゃう！
ホットペッパーの読者アンケートによれば、｢幹事を１人でした｣という人が66％。でも、参加者が11名以上になる飲み会の場合は、2人以上で幹事をするケースが半数以上みたい。
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会社の行事になっているような大規模な飲み会の場合は、必ず前回の幹事からの情報収集を。かつてどんなトラブルがあったか、その時にどんな手を打ったか、どうするのがベストか、など経験者から話を聞いておきましょう。
また、雰囲気、場所、料理など、参加者からヒアリングする会場選びのさまざまことの中で、どれが特に重要視されるかもチェック。
たとえば、全裸になりそう、大声を上げそう、下ネタで盛り上がりそうなど、ハメをはずしたがっている人々の参加が予想される場合には、｢個室｣または｢貸切｣での対応で乗り切りましょう！
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受付係、会計係、場内係、案内状係、司会者、撮影係、予備要員などなど、スタッフがたくさんになるときは、役割分担をしっかり！
幹事が司会者を兼ねず、司会者を別に立てる場合は、早めにお願いを。また、写真はプロのカメラマンにお願いしてもいいかも。万が一に備えて、自由に動ける｢予備要員｣を作っておくのがオススメ。
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･スタッフ役割分担表の例 |
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役割 |
人数 |
仕事内容 |
備考 |
名前 |
| ● |
受付係 |
1人〜 |
参加者の受付 |
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鈴木さゆり |
| ● |
会計係 |
1人 |
会費集めや会計報告 |
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堂本美咲 |
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場内係 |
1人〜 |
ステージや座席への誘導など |
会場の広さや参加者数によって人数を増やしても。 |
坂本剛 |
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撮影係 |
1人〜 |
写真やビデオの撮影 |
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山本和人 |
| ● |
司会者 |
1〜2人 |
当日の司会進行 |
男女ペアがベター。 |
高橋伸吾/丸山菜緒子 |
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なんでも係 |
1人〜 |
予備スタッフ |
急に人手が必要になった場合の予備要員。 |
野口弘樹 |
※●印は最低限必要なスタッフ。少人数の飲み会の場合は、●印を幹事が兼務すればOK。 |
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| 飲み会幹事カンペキマニュアル |
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達人マークは、大規模な飲み会の幹事さんや、経験豊富な幹事さん向けの上級テクニックです。 |
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